ゲスト人数の​確定、​いつまでに​何を​伝えるか

招待状の​返事が​そろったら、​ゲストの​人数を​確定して​式場に​伝えます。​アプリの​期日は​挙式21日前です。

会場の​締め切りは​それより​後の​10日前・2週間前が​多いですが、​会場ごとに​違います。​まず​会場に​「人数の​締め切り日」と​「確定した​あとに​人数が​増減したら、​料金は​どうなるか」を​聞いてください。​この​2つが​分かれば、​あとは​内訳を​数えて​伝えるだけです。

いつまでに​決めるか

Wedding TODO の​「確定人数を​式場へ​伝える」は​挙式21日前に​置いています。​会場の​締め切りより​1〜2週間早い​理由は、​確定が​返事を​数えるだけの​作業ではないからです。​未返信の​人への​最後の​連絡、​大人と​子どもの​振り分け、​アレルギーの​確認、​引き出物の​数、​会場の​最終見積もりとの​照合。​締め切り​当日に​始めると、​数え間違いが​そのまま​請求に​なります。

会場から​聞いた​締め切りが​21日前より​早い​場合は、​アプリの​期日を​その​日に​合わせて​動かしてください。

式場に​伝える​こと

伝えるのは​合計人数ではなく​内訳です。

1. 1 返事を​全部​そろえる 出席・欠席・未返信に​分ける。​未返信の​人には、​今日の​うちに​出欠だけ短く​聞く
2. 2 内訳で​数える 大人の​料理、​子どもの​料理、​アレルギーなどの​変更、​引き出物の​数、​子ども​用の​椅子。​合計と​内訳が​合うかを​ふたりで​別々に​数えて​比べる
3. 3 会場に​送って、​最終見積もりと​照らす 人数だけでなく、​料理の​種類や​子どもの​数まで​合っているかを​見る。​翌日までに​届いたかを​確かめる

引き出物は、​夫婦や​家族を​一組に​してもかまいません。​その​場合は、​ひとりの​ゲストより​品数や​金額を​増やす人が​多いです。​子ども​用の​椅子は​数に​限りが​ある​会場が​あるので、​何脚いるかは​早めに​伝えて​おきます。

確定の​あとに​人数が​変わったら

公開されている​式場の​規約では、​確定日の​あとに​人数が​減っても​確定した​人数分の​料金が​かかる、と​している​ものが​ほとんどです。​期限後に​増えたら​1割増し、​と​書いてある​宴会規約も​あります。​料理も​引き出物も、​人数が​決まった​時点で​発注が​始まる​ためです。

返事を​もらった​あとの​欠席は​珍しく​ありません。​ゼクシィが​花嫁75人に​聞いた​アンケートでは、​約半数が​経験しています。

「行けなくなった」と​連絡が​来たら、​先に​「教えてくれて​ありがとう」と​「無理しないで」を​伝え、​会場への​連絡は​その​あとにします。​本人が​いちばん申し訳なく​思っているからです。​欠席した​人に​費用を​求めるか​どうかは、​理由を​聞いてから​考えます。

「やっぱり​行ける」は、​1〜2人なら​料理は​対応できる​ことが​多いです。​式まで​1週間を​切ると​印刷物や​引き出物は​間に​合わない​ことがあるので、​席札は​手書き、​引き出物は​後日の​配送にします。

確認リスト

すべて​確認できたら、​アプリの​「確定人数を​式場へ​伝える」を​完了に​してください。