最終打ち合わせで​決める​ことと​持ち物

最終打ち合わせは、​式の​2週間前ごろに​会場の​担当者と​行います。​所要時間は​3時間​半ほどです。​席次表・​料理や​引出物の​数・支払いなど、​当日に​向けた​内容を​すべて​確定させる​回です。

数の​確定や​支払いは​どちらか​一方では​決めに​くいので、​ふたり​そろって​参加できる​日を​選びます。​衣裳の​最終フィッティングを​同じ​日に​組む会場も​あり、​その​場合は​さらに​時間が​かかります。​1週間前ごろに​もう​一度​確認の​回が​ある​会場も​あるので、​時期は​担当者が​出した​スケジュールを​優先します。​日程が​まだなら、​担当者に​日時と​所要時間を​確かめてください。

最終打ち合わせで​決める​こと

これまで​決めてきた​内容を​確定し、​数とお金を​固めます。​5つに​分けると​整理しやすいです。

席次表は​ゲストの​席の​配置を​書いた紙、​席札は​ゲストの​名前を​書いて​各席に​置く​札です。​どちらも​印刷した​あとの​修正は​難しくなります。

持ち込み品とは、​ふたりが​用意して​会場に​持っていく​ものの​ことです。​ムービーの​データや​BGMの​リストを​この​回で​提出する​会場が​あるので、​提出の​方​法と​期限も​あわせて​聞きます。​写真の​データや​アルバムの​届け先は、​新居に​引っ越す予定が​あれば​新しい​住所を​伝えます。

料理と​引出物の​数を​確定する

料理の​最終発注は​式の​2週間前ごろが​目安で、​料理や​飲み物は​式の​10​日ほど​前から​費用が​発生すると​案内されています。​会場に​よっては​3日前まで​変更できる​ところも​あります。​変更できる​期限と、​期限を​過ぎてから​欠席の​連絡が​来た​ときの​扱いを​担当者に​聞いて​おきます。

返事が​まだの​ゲストが​いれば、​打ち合わせの​前に​本人へ​連絡します。​確定できない​分は、​変更の​締め切りを​担当者に​確かめます。

料理と​あわせて、​アレルギーや​食べられない​食材が​ある​ゲストの​一覧も​渡します。​子どもの​ゲストが​いる​場合は、​子ども​用の​料理を​用意するか​どうかも​数に​含めます。

引出物は、​ゲストに​よって​品物を​変える​贈り分けを​しているなら、​誰に​どの​品物を​渡すかの​一覧も​あわせて​確認します。

最終見積りと​支払いを​確認する

最終見積りは​最初の​見積りより​金額が​上がる​ことが​多いので、​2つを​並べて​増えた​項目と​減った​項目に​印を​つけます。​人数、​追加した​演出、​衣裳の​小物などが​中心です。​分からない​項目は​その場で​聞きます。

支払いの​時期は​会場に​よって​大きく​違います。

振込が​平日の​銀行窓口に​限られていた​例や、​カードの​限度額を​上げる​手続きに​電話や​書類が​必要に​なる例が​あります。​支払い​日と​方法を​聞いたら、​その​日までに​お金を​用意できるかを​ふたりで​確かめます。

持っていく​もの

ゲストの​名前や​肩​書きは​席次表と​席札に​そのまま​印刷され、​読み方は​司会者の​紹介にも​使われます。​漢字や​肩​書きに​誤りが​ないかを、​ふたりで​読み合わせて​おきます。

打ち合わせの​あとに​やる​こと

決まった​ことを​書き出し、​ふたりで​共有します。​集合時間・​持ち物・​支払い日・​人数や​料理を​変えられる​最後の​日を​カレンダーに​入れ、​前払いなら​振込や​カードの​手続きを​進めます。

受付係や​親への​連絡は、​集合時間や​預ける​ものが​決まった​この​時点で​送ります。​決まる前に​送ると、​訂正の​連絡が​必要に​なります。

当日の​持ち物は、​会場から​案内された​内容を​もとに​ふたりで​1つの​リストに​まとめます。​当日までに​変更が​あったら、​そのつど担当者に​連絡します。

決まった​内容を​アプリの​メモに​残して、​タスクを​完了に​してください。